Brighter Vietnam

UCIE - UNESCO Centre for International Education




Business writing should always be clear, concise and to the point.  While it may be tempting to write long descriptions that emphasize your knowledge and skill, your reader just wants to understand the facts.  The business audience isn’t prepared to, nor should they have to, read the sorts of papers college professors require.

You can ensure that your business communications are always well-received by avoiding these common mistakes.

1. Don’t use acronyms, technical jargon or industry buzzwords that the reader may not know. There’s nothing more frustrating than receiving a letter, report or proposal that is full of language that you don’t understand.


2. Don’t use vague, sweeping or ambiguous statements. Be as clear as possible in your business writing. Avoid phrases like “This would suggest,” or “It is advisable,” and similar preambles that avoid taking responsibility for a statement or recommendation. You’ll be perceived as a much more confident and knowledgeable professional if you take ownership of your analysis and recommendations. Also avoid statements that could leave the reader wondering who or what you’re talking about. For example. “Theywant us to…” or "Mike saidthatwas a bad idea..."  These statements beg the questions: “Who are they?”  and “What is ‘that’?”


3. Avoid jokes, humor, sarcasm and anecdotes. Using humor or sarcasm in your writing sets your tone, and you may come off as sounding unprofessional, uninformed, or just plain ridiculous.  Anecdotes on the other hand, while interesting, are best saved for verbal communication because they waste the time of a business audience who just wants to get to the point.



4. Avoid clichés. While it is tempting to use the current, trendy phrases in your communication, don’t do it.  You’ll just end up sounding clumsy and even insincere. When you’re done writing a letter or other communication, read it back to yourself out load.  When you hear the words you've written, it will be easier to pick out the clichés and clumsy language.


5. Don’t use slang or language that may be offensive to the reader. This mistake is unprofessional and can even be insulting.


6. Don’t send any communication without proofreading and running a spelling and grammar check. This should also include making sure that you are using the correct word for your meaning.


7. Don’t pad your writing with unnecessary or flowery words that don’t add anything to the point you are trying to make.  Two things happen when written communications are padded with unneeded words. First, the writer sounds like he's trying to embellish the facts; and second, the reader’s valuable time is wasted because he has to sift through frivolous words to get to the point the writer was trying to make.


8. Avoid the use of uncommonly used words. While using an extensive vocabulary in writing may make you sound highly educated, it’s frustrating for the reader to have to figure out what it is you’re trying to say, especially if he has a more limited vocabulary.



9. Use passive voice wisely. In business writing, the use of passive voice is frequently used to avoid specifically naming a person or group of people.  This is okay as long it doesn’t matter to the reader who specifically did something.

For example:  The reports were reviewed and recommendations were provided. (Passive) -versus- Kate reviewed the reports and provided the recommendations. (Active)


10. Don’t be overly casual in email communications. Make sure to use a clear subject line and start the email with the person’s name and end it by signing yours, just as you would a formal letter.  Also, try to avoid the jargon that’s been developed for texting unless you know you’re reader will understand.




Contact us for even more tips and opportunities for you!

To your success,

ID... International Education JSC.,

Address : E17, Lane 132, Trung Kinh Str., Cau Giay Dist., Hanoi, Vietnam
Tel & Fax: +84 4 3784 3598
facebook twitter youtube apple g+ icon6

Copyright © 2012 BRIGHTER VIETNAM

UCIE - UNESCO Center - Education International - UNESCO Vietnam
Add: A503, Hongkong Tower, 243 Đê La Thành, Láng Thượng, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: (84) (0) 913270591 - Email:
Đau bụng kinh thống kinh Thuốc chữa đau bụng kinh Tại sao đau bụng kinh Giảm đau bụng kinh Chữa đau bụng kinh Trị đau bụng kinh Hết đau bụng kinh Kinh nguyệt điều hòa kinh nguyệt rối loạn kinh nguyệt rong kinh rong kinh, rong huyết mất kinh tử cung ung thư tử cung bảo vệ tử cung phục hồi tử cung phụ khoa sức khỏe sinh sản vô sinh nạo thai phá thai Hiện tượng đau bụng kinh Xe tải Ben, Tải thùng Xe đầu kéo, Trộn bê tông Xe hút chất thải Xe tưới nước rửa đường Xe chở xăng dầu Xe hút bể phốt Xe chở rác Xe quét đường Xe cứu hộ Xe chở gas, hóa chất Xe chở xi-măng rời Rơ mooc Xe chuyên dùng Xe tải cabin - chassis Xe xì-téc Phụ tùng xe tải chính hãng Xe DONGFENG Xe tải hyundai Xe khách Hyundai Tin tức Tin nóng trong ngày Tin tức cập nhật Tin tức online Tin trực tuyến Đọc truyện Truyện tiểu thuyết Truyện ma Truyện cười Món ăn Phong thủy Truyện ngắn Truyện dài Sách hay Triết học Nhật ký Thiết kế website Thiết kế web giới thiệu công ty Website bán hàng trực tuyến Thiết kế website nội thất Thiết kế website du lịch Thiết kế website bất động sản Thiết kế website theo yêu cầu Thiết kế website thương mại điện tử Thiết kế website du học Thiết kế website tĩnh Phần mềm quản lý Phần mềm dược phẩm Hosting chất lượng cao Lưu trữ dữ liệu Tên miền mail server Dịch vụ SEO Quảng cáo google adwords Đăng tin rao vặt Dịch vụ tư vấn SEO Quảng bá top google Quảng cáo trên Facebook rau mầm rau mam biogroup Cong ty co phan cong nghe sinh hoc Công ty cổ phần công nghệ sinh học Công ty cổ phần phân bón Fitohoocmon Cong ty co phan phan bon Fitohoocmon whisky ruou whisky rượu nhập khẩu cho thuê máy chủ cho thuê chỗ đặt máy chủ hosting linux hosting giá rẻ thuê hosting giá rẻ hosting gia re thue hosting gia re thue VPS thuê VPS giá rẻ hosting fpt hosting joomla hosting chat luong cao hosting wordpress lưu trữ dữ liệu hosting chất lượng cao hosting on dinh lưu trữ dữ liệu trực tuyến luu tru du lieu luu tru du lieu truc tuyen hosting gia tot dữ liệu trực tuyến du lieu truc tuyen hosting an toan hosting an toàn hot gia re hot giá rẻ Seo website Seo web Dịch vụ seo Dịch vụ seo website Tư vấn seo Tu van seo Tư vấn seo online Tu van seo online Thiết kế web Thiết kế website ruou nhap khau Bệnh gout Bệnh gut Triệu chứng bệnh gút Thuoc chua benh gut Điều trị bệnh gout Bệnh gút kiêng ăn gì Bệnh gout và cách điều trị Thuốc điều trị bệnh gout mồ hôi trộm mo hoi trom ra mồ hôi khi ngủ ra mo hoi khi ngu mua bán ô tô mua ban o to mua ban oto mua ban xe oto mua bán ôtô mua bán xe hơi mua ban xe hoi mua ban oto cu mua xe oto cu bán xe ô tô cũ xe hoi gia re mua bán ô tô đã sử dụng ô tô nhập khẩu đăng bán xe ô tô bán xe ô tô bán xe ô tô cũ giá rẻ mua bán ô tô cũ mua ban o to cu mua ban xe hoi cu tim mua xe o to salon ô tô mua xe ô tô cũ 88 mua xe ô tô 134 mua bán xe ô tô bán ô tô ruou vang y ruou vang cao cap ruou vang nhap khau